Verslag kennissessie 19 januari 2015

Op 19 januari 2015  organiseerde Neuf & Associates en Lloyd’s Register de tweede bijeenkomst over contractmanagement van geïntegreerde contracten voor (semi) publieke opdrachtgevers. Dit keer stond het contract centraal. Hieronder een kort verslag van de bijeenkomst.

ppt1

Voorwaarden aan het contract

Arjan van Os van Neuf & Associates startte met een inleidende toelichting op de onderwerpen ‘geïntegreerde contracten’, ‘contractmanagement’ en ‘systeemgerichte contractbeheersing’ (SCB). Vervolgens kwam de vraag aan de orde wat de voorwaarden aan een contract zijn om een contract goed te kunnen beheersen. Arjan lichtte toe welke zaken contractueel geregeld moeten zijn om SCB te kunnen toepassen. Het gaat dan bijvoorbeeld om de verplichting die de opdrachtnemer heeft om kwaliteitsmanagement toe te passen op de werkzaamheden en om in een kwaliteitsplan of projectmanagementplan te beschrijven hoe hij het kwaliteitsmanagement uit gaat voeren.

In de praktijk blijkt vaak dat de basis goed in het contract verwerkt is. Echter, de nadere invulling – welke eisen stel je aan de inhoud van plannen, voortgangsrapportages, rapporten en welke prikkels bouw je in etc. – kan beter. De volgende vraag verdient namelijk meer aandacht: wat heb je als opdrachtgever nodig om vertrouwen te krijgen in de prestaties van de opdrachtnemer? Geldt het adagium ‘vertrouwen is goed, controle is beter’ of juist ‘controle is goed, vertrouwen is beter’? Bij SCB geldt dit laatste vooral. De opdrachtnemer moet controles uitvoeren. De opdrachtgever moet durven loslaten en goed bedenken wat hij nodig heeft om vertrouwen te krijgen. Hierover nadenken helpt bij de verdere invulling van het contract, de aanbestedingsdocumenten en van het contractbeheersplan.

ppt2

Tijdens opdracht 1 werd in 4 groepen over de volgende vragen nagedacht:

  1. Wat heb jij nodig om vertrouwen te bouwen?
  2. Als je dit nodig hebt, wat zou je dan in het contract opnemen?

De volgende 4 groepen werden gevormd:

  • Gebouwen
  • Infrastructuur Rijk
  • Infrastructuur regio
  • Nutsbedrijven

Enkele resultaten uit de groepen:

  • Vertrouwen opbouwen start in de aanbestedingsfase (PSU of eerder)
  • Vertrouwen is subjectief. Maak het objectief middels: project- en proces Indicatoren, overlegvormen, toetsingen, informatie: ‘Wat heb ik nodig om vertrouwen te krijgen en te houden’.
  • Er is een wisselwerking tussen de contractvorm en vertrouwen (bv. onderhoud in de scope).
  • Evenwichtige risicoverdeling in contract nodig.
  • Openheid over risico’s en kwaliteitsborging nodig (gezamenlijk risico-dossier)
  • Samenstelling projectteam, juiste mensen, competenties, ervaring continuïteit zijn van belang.
  • Prestatiemeting, past performance meting kan helpen.

Tip: het procesmodel kan helpen bij het denken over eisen en sturingsmiddelen in het contract. Het helpt in het structureren en laat zien dat je op verschillende niveaus en manieren invloed kan uitoefenen.

ppt3

Bron: Lloyd’s Register

Afwegingsmodel contractvormen

Jakko de Jong leidde het volgende onderwerp in: ‘afwegingsmodel contractvormen’. Het adagium dat alles met een geïntegreerd contract zou moeten is niet per sé juist. Ook in andere sectoren (voorbeelden uit high tech industrie, Olie- & Gas industrie) is over de afgelopen decennia zichtbaar dat er een leercurve bestaat. In die voorbeeld zichtbaar dat niet altijd alles geïntegreerd uitbesteed wordt aan andere marktpartijen. Omwille van allerlei overwegingen (geldelijke- en/of veiligheidsrisico’s, kennis, standaardisatie, …) worden contractdelen toch weer als ‘RAW’ op de markt gezet. Jakko liet zien dat per sector en per type organisatie het afwegingsmodel er anders kan uit zien.

Tijdens opdracht 2 werd in 4 groepen over de volgende vraag nagedacht: Wat zijn in jouw situatie (sector en organisatie) de criteria voor het bepalen van het type contract?

Dezelfde 4 groepen als bij opdracht 1 gingen uiteen.

Enkele resultaten:

  • Het blijkt dat grotendeels dezelfde criteria uit de vier onderscheidende groepen kwamen. De manier waarop de criteria worden ingevuld verschil. Echter,wat voor de ene organisatie een complexe opgave is, kan voor de andere een routine opgave zijn.
  • De meest genoemde criteria zijn:
    • politieke / bestuurlijke keuzes
    • mate van standaardisatie versus drang of noodzaak tot innovatie
    • oplossingsruimte
    • financiële omvang
    • risicoprofiel
    • omgevingsfactoren en raakvlakken
    • capaciteit en kennis en competenties van eigen organisatie en van de markt
    • complexiteit van de opdracht
    • benodigde flexibiliteit
    • technische complexiteit
    • Herhalingsfactor

Van belang is dat een organisatie vanuit strategische overwegingen haar criteria voor deze afwegingen selecteert en daarmee een ‘keuzemodel’ opzet waarlangs per (type) project de afweging gemaakt kan worden.

ppt4

Vervolg

Er zijn al veel ideeën voor een derde bijeenkomst over contractmanagement van geïntegreerde contracten, maar er zijn nog geen keuzes gemaakt. Mocht je een onderwerp willen aandragen dan ben je van harte welkom een mail te sturen naar: avanos@neuf-associates.nl.

Deelnemers

Bart Vis Norton Rose Fulbright
Bas Coopmann PRIC
Bert Nap Port of Rotterdam
Cees Kraaij Lodewijck groep
Cosmas Jorink Tennet
Désirée Spies DAYS Projectmanagement
Donald Nagel Neuf & associates
Erik Hutcheson Waternet
Fleur ter Borg Neuf & associates
Fons Bots Rijkswaterstaat
Frank van de Vosse Provincie Noord-Holland
Fred Rodewijk Rijkswaterstaat
Ger Minholts Rijkswaterstaat
Guido Galesloot Omniplan
Hans van Dijk Neuf & associates
Igo Van Hettema Rijksvastgoedbedrijf
Jan Maarten De Jong PWN
Joost Larooij Neuf & associates
Joost van der Stee Waterschap Brabantse Delta
Karin Verweij Rijkswaterstaat
Kees Den Besten Joulz
Leo Schepers Universiteit Utrecht
Marcha Vermeij Stedin
Peter van Baalen Gemeente Amstelveen
Mark Raming Ballast Nedam
Martie Jacobs OPPS
Martijn de Koning mdk advisory
Martijn Matijssen Nuon
Nico Van der Ploeg Waternet
Ottilie Laan Blumstone
Peter Eilander Provincie Zuid-Holland
Peter Slagter Lloyd’s Register
Remco Otten Rijkswaterstaat
Rob Van Duivenboden HYS Legal
Rob Jansen Bureau Open Blik
Rolf Wolbers RWO
Ronald Hogewind HYS Legal
Ruud van Doorn Gemeente Amsterdam
Sander de Jonge Rijksvastgoedbedrijf
Saskia Kateman Gemeente Amersfoort
Sou-Fen Kao Rijksvastgoedbedrijf
Werner Plekkenpol AT Osborne
William Romkes Provincie Noord-Holland
Wim Dekker Provincie Utrecht
Wim van Druenen Gemeente Amersfoort

Presentaties

De presentatie van Arjan van Os vind je hier.

De presentatie van Jakko de Jong vind je hier.

Begeleiders

Arjan van Os, partner bij Neuf & Associates. Heeft 10 jaar ervaring met geïntegreerde contracten en contractmanagement bij vooral Rijkswaterstaat en Rijksvastgoedbedrijf. Hij werkt op dit moment als plv. procesmanager PPS/ DBFMO bij het Rijksvastgoedbedrijf. Verder adviseert hij publieke opdrachtgever t.a.v. professioneel opdrachtgeverschap. Denk bv. aan de ontwikkeling en implementatie van SCB en de doorontwikkeling van geïntegreerde contracten.

Jakko de Jong, assessor manager / senior lead assessor-trainer bij Lloyd’s Register, is een ervaren lead auditor van o.a. kwaliteitsmanagementsystemen en trainer van lead auditors. Daarnaast adviseert hij over de implementatie en professionalisering van het gebruik van Geïntegreerde Contracten en Systeemgerichte Contractbeheersing vanuit de invalshoeken toetscoördinatie en auditing.